L'Ottawa Conference & Event Centre accueille congrès, formations, galas et mariages pour des groupes de 10 à 1 200 personnes. Il se trouve au 200 Coventry Road à Ottawa, à quelques minutes en voiture à l'est du centre-ville, et fonctionne depuis 2006. Ses 43 000 pieds carrés, soit environ 4 000 m², se répartissent en 37 espaces de réunion, dont deux salles de bal modulables et deux amphithéâtres, et le bâtiment communique par l'intérieur avec deux hôtels.
Séminaires et événements d'entreprise
Les congrès de plusieurs jours sont le cœur de l'activité, avec des plénières prévues jusqu'à 1 200 participants. Les deux grandes salles, 106 et 118, se divisent en sections grâce à des cloisons amovibles : la plénière du matin devient ainsi un ensemble de salles de sous-commission l'après-midi. Les entreprises y organisent aussi réunions, formations et rassemblements internes. La salle 110 Lecture reçoit 132 personnes en théâtre pour les présentations. Des techniciens audiovisuels travaillent sur place, et les équipes commerciales, culinaires, opérationnelles et techniques préparent chaque événement ensemble. Entrées, salles, ascenseurs, sanitaires et parking sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Mariages et réceptions
Un mariage peut se dérouler entièrement sur place : une salle pour la cérémonie, l'atrium vitré et l'espace de pré-fonction pour le cocktail, puis une salle de bal pour le dîner et la danse. Le centre annonce environ 50 à 750 invités selon la salle. Piste de danse, nappes et serviettes blanches sont fournies pour la réception, les mariés peuvent goûter le menu à l'avance et des blocs de chambres se réservent dans les hôtels attenants. Galas, fêtes et soirées privées suivent le même schéma.
Salles et capacités
La 106 Main Ballroom couvre 10 823 pieds carrés, environ 1 000 m², et reçoit 1 000 personnes en théâtre, 696 en banquet ou 1 000 en cocktail debout. La 118 Main Ballroom, de 9 546 pieds carrés, accueille 948 personnes en théâtre, 568 en banquet et 1 000 debout. La salle 106 se divise en huit sections et la 118 en cinq ; chaque section reçoit environ 80 à 210 personnes en théâtre. Les deux grandes salles ont près de 8 mètres sous plafond. Les chiffres de banquet supposent des tables rondes de huit, et la capacité finale dépend de la scène, de la piste de danse et du dispositif technique.
Hébergement
Les participants dorment au Courtyard by Marriott et au Hampton Inn by Hilton, qui totalisent 571 chambres reliées au centre par l'intérieur. On passe de la chambre à la salle sans sortir, un vrai avantage pendant l'hiver d'Ottawa.
Restauration
Repas et boissons sont assurés par l'équipe culinaire de la maison. Les prestations extérieures ne sont pas admises, sauf exceptions comme les gâteaux de fête, à voir avec un responsable commercial. Les menus couvrent petits-déjeuners continentaux ou chauds, pauses à thème, déjeuners de travail, buffets, dîners servis à l'assiette, canapés et stations, ainsi que des menus de fin d'année. Le bar de banquet fonctionne au forfait, au paiement individuel ou à la consommation. Les allergies doivent être signalées une semaine avant l'événement.
Accès
Le centre est à environ cinq minutes en voiture du centre-ville et à une minute de l'autoroute 417, qui mène directement à l'aéroport. L'aéroport international Macdonald-Cartier d'Ottawa est à environ 13 km, soit une vingtaine de minutes en voiture. La gare Tremblay, desservie par VIA Rail et la ligne 1 de l'O-Train, est à environ 750 m, soit 10 à 15 minutes à pied. La ligne 9 d'OC Transpo s'arrête tout près, sur Vanier Parkway. Le stationnement est gratuit : 324 places souterraines chauffées, avec bornes de recharge et places adaptées, plus 174 places extérieures.
